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金蝶kis财务软件、专业版建账三步曲

一、建账三步曲之第一步:建账向导

1、金蝶安装注册完毕后,回到电脑桌面,双击桌面上的“金蝶KIS迷你版”图标,进入系统登录界面。
注意:如果您安装的是演示版,则双击桌面“金蝶KIS迷你版”图标后,将显示“连接网络加密服务器”的界面。点“取消”按钮,系统将进入正常登录界面。

2、在系统登录界面,点“新建账套”按钮,进入数据路径及文件名选择窗口。在该窗口的上面,系统提示“保存在:”哪个位置,请从其后面的下拉框中选择打开E盘下的“金蝶财务数据”目录。在该窗口的下面,系统提示“文件名:”,请输入本公司的全称或简称,如:会计前沿。

输入了文件名,选择了账套保存路径后,点“保存”按钮,正式进入“建账向导”界面。

下面详细说明建账向导全过程及各步骤注意事项:

输入账套名称:输入公司全称。打印凭证、账薄时显示的公司名称将从这里自动获取。

选择公司所属行业:选择“企业会计制度”。如果您的科目体系与默认的企业会计制度的科目体系有很大出入,可在“不建立预设科目表”前打上对勾,这样,新建的账套里只有现金和银行存款等几个科目,客户可根据本企业实际情况手工录入科目。

记账本位币:默认为(RMB)人民币,可修改为其它币别。

会计科目结构:默认科目级次为6级,一级科目的长度根据前面选择的所属行业而固定,不能更改,一般默认为4。其它级次的科目长度可根据企业需要做相应调整。2-6级科目长度意义在于可以定义多少个明细科目,比如,默认二级科目长度为2,则二级明细科目最多只能定义100个(从00-99)。因此,要不要更改二级以下科目级次的长度取决于明细科目的多少。

注意:建议不要更改这里的科目设置,如果您担心往来单位或原材料库存商品等比较多,则建议用核算项目,无须调整二级科目代码的长度!具体核算项目的含义在后面会讲到。

会计期间的界定方式:金蝶提供了三种会计期间的界定方式,分别为“自然月份”、“天数”、“任意期间数”,请选择系统默认“自然月份”。会计年度开始日期,也请选择系统默认“1月1日”。

客户需要选择的是“账套启用会计期间”。

启用会计期间的选择主要有三种:

一是从企业成立时开始,如企业成立于1998年6月,则账套的启用会计期间为1998年6期,该方式下,无须输入初始化数据,但需要补做从98年6月到当前的所有凭证,不过可以查询本企业所有电脑账。

第二种启用会计期间的选择是本年第1期,也就是从年初启用,该方式下,初始化数据无须输入本年的累计借贷方发生额,但仍须补做从年初到当前期间的所有凭证,但可查询完整的年度账。最常用的选择是从当前期间开始启用,比如当前为2007年11月,则启用会计期间为2007年11期,该方式下,初始化数据须输入期初数和本年内的累计借贷方发生数,工作量比较大,但无须补做07年11月之前的凭证数据。

做完以上工作后,点“完成”,在显示的“日积月累”界面上,把“下次进入时显示这一屏”前面的对勾取消(以后想查看日积月累内容时,请点“帮助”菜单中的“日积月累”子菜单),然后点“关闭”按钮即可进入初始化数据录入界面。

二、建账三步曲之第二步:初始化

初始化数据录入可以说是整个金蝶软件应用过程中最复杂的一步!不过一旦完成了这一步,以后的工作就非常轻松了。

  1. 设置manager密码

manager是系统默认的超级用户,初次使用金蝶软件时,manager的密码为空,为安全起见,强烈建议大家在建账向导完成后即进行manager密码的设置。

打开金蝶窗口最上面的“工具”菜单,点“修改密码“子菜单,在出现的修改manager密码窗口中,输入“新密码”及“确认新密码”,也就是输入两次密码即可。比如您要设置密码为xyz852,则在“新密码”及“确认新密码”两处都输入xyz852,然后点“确定”按钮即可。

2、 账套选项

其实,在初始数据录入阶段,对账套选项进行设置的意义不大,与初始化可能相关联的选项除了可以更改账套名称(公司全称)外,主要就是核算项目是否可以分级显示的选项了。
单击“账套选项”,在出现的窗口中点左下角的“高级”按钮,进入“高级配置选项”窗口,把“允许核算项目分级显示”打上对勾。

3、币别

如果有外币业务,请单击“币别”,再点“增加”,输入“币别代码”(如HKD、USD等)和“币别名称(如港币、美元等),最后再次点“增加”。
注意:由于目前有外币业务的企业都采用的是浮动汇率,因此,这里不要再输入汇率,以后输入凭证时临时指定当前汇率即可。

4、科目

在讲核算项目之前,首先说科目,核算项目将在下个阶段说明。科目是整个金蝶软件系统中的核心,在默认的企业会计制度科目体系下,多数企业所需的一级会计科目都已预设,需要调整的主要是下级明细的增加和科目属性的设置。当然,系统预设的科目包括一级科目仍可以在未录入数据之前增加、修改或删除。
通常需要增加的明细科目主要有两类:

  1. 银行存款、其它应收款、其它应付款、应交税金、管理费用
  2. 应收账款、应付账款、预收账款、预付账款、原材料、库存商品

第一类科目中,应交税金的明细科目系统已经预设,其它科目需要手工增加明细科目。以银行存款1002科目为例,手工增加明细科目的方法是:在初始数据界面单击“会计科目”,再点“增加”,输入“科目代码”为100201,“科目名称”为中国银行,再点最下面的“增加”按钮,接着输入“科目代码”为100202,“科目名称”为招商银行,再点最下面的“增加”按钮。可根据情况依次增加科目代码为100203、100204等。

注意:由于在建账向导过程中,选择的会计科目结构为4-2-2-2-2-2级次,因此,二级科目代码长度必须为2,以银行科目为例,二级明细科目就只能从100201一直增加到100299,不能输1002001等。

第二类科目比较特殊,因为其明细科目可能会超过100个,甚至达到1000个以上。而系统规定的明细科目代码长度只能是2位,这样,通过明细科目来增加下级已经是不可能了。怎么办?设置核算项目。

在初始数据界面单击“会计科目”,选中“应收账款”后点“修改”,进入修改科目界面,在右下角“核算项目”后的下拉列表框中选择“往来单位”(默认为“无”),再在其下的“往来业务核算”项目前打上对勾。其它三个科目同此设置。

对于原材料和库存商品,由于没有默认的核算项目可选,需要首先到核算项目窗口中新增两个类别。在初始数据界面单击“核算项目”进入核算项目设置窗口。首先点窗口左下角的“增加类别”按钮,输入类别名称“原材料”,再点确定按钮退出,然后点窗口右边的“增加”按钮,输入代码和名称,增加具体的原材料项目,如“001? 电脑配件”等,如果材料有分级,则须注意上级代码的输入和选择,比如01 表示 电子产品类,02 表示 生活用品类,则输入01001 电脑配件时,须选择其上级代码为“01”。按以上操作步骤继续增加“库存商品”核算项目类别及其具体商品项目即可。

增加了所需的核算项目,我们接着对原材料和库存商品科目进行设置。在初始数据界面单击“会计科目”,选中“原材料”后点“修改”,进入修改科目界面,在右下角“核算项目”后的下拉列表框中选择“原材料”(默认为“无”),再在其下的“数量金额辅助核算”项目前打上对勾。其它三个科目同此设置。

如果某科目如银行存款等需要下设外币,则在初始数据界面单击“会计科目”,选中“银行存款”后点“修改”,在“币别核算”中按企业需要进行选择。注意:某科目当前未选择外币核算时,在以后可随时更改该科目核算“所有币别”。

5、核算项目

如上针对会计科目的描述,当某些比较特殊的一级科目,如应收账款、应付账款、预收账款、预付账款、原材料、库存商品等的下级明细可能超过100个的时候,已经无法通过长度只能为2的明细科目代码来表示了,就只能通过核算项目。
何谓“核算项目”?简单地说:就是可以公用的没有数量限制的明细科目集。比如可以把所有的供应商和客户统一罗列在一起,没有数量的限制,每个单位只定义一次,统称为“往来单位”,供需要它的一级科目共同调用,比如应收账款、应付账款、预收账款、预付账款,甚至主营业务收入等。

核算项目是金蝶软件一个独特的新功能,要清它的作用,首先要了解手工账或常规电脑账在定义往来客户时的缺陷。
以应收账款、应付账款、预收账款、预付账款这四个科目为例,在做手工账并设置其下属往来单位时,通常用明细科目的方式来表示。如应收科目为1113,则用 111301表示笔杆子公司等。但这样做缺点是:

  1. 因为科目级次的原因而导致增加的明细科目有限。比如上面的应收账款科目的例子,由于二级科目为2位,则最多只能增加99个往来单位。即便您定义二级为3位,也只能增加999个往来单位,总之,一旦事先定义好科目级次,则往来单位的数量就会受到限制,因为科目级次是不能随便更改的。而通过核算项目则往来单位可随意增加修改。
  2. 重复定义。比如同一个往来单位如笔杆子公司,既可能是您的客户,也可能是您的供应商,甚至可能两者都是,如此,按手工账的做法,您就需要同时在应收、应付,甚至预收、预付科目同时增加笔杆子公司作为下级科目。这样,其实是在重复定义,从而影响了系统的运行效率。而通过核算项目,则只需要定义一次,所有科目都可调用。
  3. 查看报表受限。如果您是通过增加明细科目的方式来表示往来单位的,那么您就不可能在同一张表上同时体现与笔杆子公司有关的所有往来情况。因为111301—应收账款[笔杆子公司]科目与213101—应付账款[笔杆子公司]科目是没有任何关联关系的。而通过核算项目,则可以实现这个需求。因为四个往来科目是共用这些往来单位代码的。

在初始数据界面单击“核算项目”,选择“往来单位”,点窗口右边的“增加”按钮,输入“代码”和“名称”即可。“代码”可随意输入,但建议输入往来单位(包括供应商和客户)简称的大写拼音字母,以便输入初始数据或凭证时方便查找,如会计前沿可输入“代码”为BGZ,“名称”为会计前沿,输入后,点最下面的“增加”按钮,接着输入下一个往来单位核算项目即可。

注意:如果需要分区域表示管理往来单位,如分为华北区、华南区等。则首先增加核算项目代码和名称为“01”—“华北区”、“02”—“华南区”,然后再增加具体的往来单位,如会计前沿属于华南区,则按如上说明输入代码和名称为“BGZ”—“会计前沿”后,切记输入“上级代码”为“02”!
其它核算项目类别,如部门或者新增的“原材料”、“库存商品”等,按要求输入代码和名称即可。职员则需要输入较多内容,如果某一项应该输入而没有输,则保存时,系统将有错误提示。

6、 初始数据

设置完“币别”、“核算项目”、“会计科目”等基础资料后,即可以进行初始数据的输入了。
初始数据的输入,根据启用会计期间的选择不同,相应地有三种输入方式。

1)启用期间为公司成立日

这种情况下就不需要输入任何初始数据了, 可直接启用账套。

2) 启用期间为年初

这种情况下,只须输入上年度的年末余额即可,不需要输入本年累计借贷方发生额(初始数据录入窗口中累计借方和累计贷方是指‘本年度内’的累计借贷方)。

诸如现金等科目,按照手工账的记录直接输入期初余额即可。

如果某科目核算外币,请在初始数据人民币录入窗口中,点左上角的下拉列表框,选择对应币别,输入原币及本位币(根据当前的即时汇率手工计算)期初余额。

如果某科目(如应收、应付、预收、预付等)下设“往来单位”,并且选择了“往来业务核算”,则初始数据窗口中,该科目对应的“核算项目”一列就会有个对勾。双击对勾,进入往来业务汇总记录窗口,再点击左下角的“增加”按钮,进入具体的往来业务资料录入窗口,在该窗口中,将每个往来单位的(应收、应付、预收、预付)余额做为上年年末时的一笔未核销的发生额录入即可,业务编号可输入01、02等(可自行编号,也可以不输业务编号),发生日期选择上年度最后一天,在借方(如应收、预收)或贷方(如应付、预付)录入某往来单位截止上年末未核销的总余额,往来单位代码选择具体的单位即可。比如,某往来单位“BGZ—会计前沿“截止2006年底还欠本公司20000元,则输入“业务编号:01”、“发生日期:2006-12-31”、“借方:20000”、“往来单位代码:BGZ”。

如果某科目下设部门或职员核算项目,同样,在初始数据录入窗口中,该科目对应的“核算项目”一列就会有个对勾。双击对勾,进入具体数据录入界面,录入每个部门或职员的期初余额即可。
如果某科目下设数量金额辅助核算(如原材料、库存商品等),同样,在初始数据录入窗口中,该科目对应的“核算项目”一列就会有个对勾。双击对勾,进入具体数据录入界面,录入每个核算项目对应的期初数量和期初余额即可。

3) 启用期间为年中

这种情况下,需要输入上年度的年末余额以及本年累计借贷方发生额(初始数据录入窗口中累计借方和累计贷方是指‘本年度内’的累计借贷方)。

除下设“往来单位”,并且选择了“往来业务核算”的科目(如应收、应付、预收、预付等)外,其它科目的初始数据录入类同如上2)的说明,只不过多录入了本年内的累计借贷方金额或数量而已。

对于下设“往来单位”,并且选择了“往来业务核算”的科目(如应收、应付、预收、预付等),如果账套启用期间为年中某一期,则为了试算平衡,须每个往来单位按上年年底余额录入一笔、本年度内累计借贷方发生的差额录入一笔。假设本账套启用期间为2007年第10期,某往来单位“BGZ—会计前沿”截止去年年底尚欠本公司15000,本年内累计又欠8000(相当于截止启用期间的期初余额减截止去年年底的期末余额的差额),则在初始化数据录入界面,双击应收账款科目后的对勾,点“增加”,输入两笔记录,分别为1、“业务编号:01”、“发生日期:2006-12-31”、“借方:15000”、“往来单位代码:BGZ”;2、“业务编号:02”、“发生日期:2007-09-30”、“借方:8000”、“往来单位代码:BGZ”。

7、 启用账套

初始数据录入完毕,点数据录入窗口左上角的下拉列表框,选择“试算平衡表”,如果系统提示:试算表已平衡,就可以启用账套了,如果是红色字体提示:试算表不平衡,则需要仔细核对手工账并更正,直到试算平衡,系统才允许启用账套,进行日常业务的处理。

试算表平衡后,点“启用账套”,再点“继续”,系统提示要备份数据,须选择备份路径,按照本文档开头的相关说明,选择对应路径下的“金蝶财务数据备份”文件夹,备份完毕,点“确定”进入账套启用过程,最后点“完成”即进入日常业务处理界面。

三、建账三步曲之第三步:日常业务处理

日常业务处理的基本流程,可以简单描述为:凭证录入——》过账——》结转损益——》再过账——》打印凭证账薄报表——》结账。

  1. 增加用户

由于迷你版只有单机版,即默认只能在一台机器上使用,且大凡购买迷你版的企业其财务人员也比较少,甚至财务出纳一肩挑,因此,就没有必要增加很多用户。但如果您希望打印出来的凭证上显示的制单人为公司财务的名字而非系统默认的管理员manager的话,就需要增加一个用户了。

点“工具”菜单,再点“用户管理”,选择窗口右下角“用户设置”栏(注意不是‘用户组’栏)中的“新增”按钮,在新增用户窗口,用户组名默认为“系统管理员组”,用户名请输入财务人员的全名,如“杜旭东”,安全码随便输“111111”即可(注意安全码不是密码,一般用不上)。输入完毕后,点“确定”按钮,系统自动退回到“用户(组)管理”界面。接着点右下角的“授权”按钮,进入权限管理界面,点左下角“授予所有权限”按钮,系统提示“您确定要授予所有权限给该用户吗?”,点“是”,然后再选择该窗口右上角“授权范围”中的“所有用户”选项,最后点右下角的“授权”按钮就完成了对新增用户的授权工作,连续点“关闭”返回到日常业务处理主界面。

2、 参数设置

现在,我们对一些常用的参数进行设置。在日常业务处理主界面,点系统维护,再选择右上角的“账套选项”,点“凭证”标签:

  1. 把该窗口中“凭证过账前必须经过审核”选项前的对勾取消(财务制度规定,制单人和审核人不能是同一个人,如果企业只有一个财务,那就没必要再虚拟一个用户去审核自己,将过账前必须审核选项取消后,录完凭证,即可直接过账,无须审核)。
  2. 在“凭证保存后立即新增”前打上对勾(除非您计划每录入一张凭证就打印一张)。

其它参数可默认。

3、 凭证字设置

在日常业务处理主界面,点系统维护,再选择“凭证字”,把默认的“收、付、转”三个凭证字删除,新增“记”字即可。

4、 凭证录入

凭证录入比较简单,在日常业务处理主界面,点“账务处理”,再点“凭证录入”即进入凭证录入界面。录入界面中的“顺序号”、“凭证号”系统会自动增加,无须手工干预,只须选择“日期”即可。这里主要说明的是凭证录入快捷方式

获取键[包括获取摘要、科目、核算项目、币别等]:F7。

录入负数:先录正数,再输“-”号。

从计算器回填数据:先按F11调用计算器,计算完毕后,按空格键隐藏计算器,最后再按Shift + F12回填数据。

复制上条分录摘要:将鼠标停留在第二条分录的摘要栏,快速敲击两次“.”号[不是句号]。

数据借贷方调整:如果您需要在借方输入数据却误输到贷方,通过敲空格键可调整借贷方向。

自动平衡:在其它分录全部录入,只余最后一条分录时,可通过Ctrl + F7自动平衡回填数据。

删除数据:将鼠标停留在需要删除的借方或贷方,按Delete键即可将数据清为0。

5、 凭证过账

日常凭证全部录入完毕后,就可以直接点“凭证过账”了,无须一定再进行“凭证审核”或“凭证检查”。凭证过账就相当于手工登账,主要是进行各科目数据的汇总,以生成各种账表。

6、 结转损益

日常凭证过账后,点“账务处理”模块中的“结转损益”,系统将自动把所有的损益类科目余额结转到利润科目里。关于结转损益,有三点需要注意:

  1. 平时手工录入凭证时,损益类科目必须在其余额方向上录入,不能在相反方向录。比如收入科目的余额方向在贷方,则录入收入类科目时,必须在贷方录,不能在借方录,可以选择在借方录红蓝字。费用类科目繁荣余额方向在借方,则录入费用类科目时,必须在借方录,不能在贷方录。
  2. 为保证损益表的正确,损益类科目结转到利润科目时,必须通过“账务处理”模块中的“结转损益”功能由系统自动结转,不能手工录入。
  3. 自动结转损益后,系统会生成一张新的凭证,注意还要再过一次账。也就是说,每个月至少要过两次账,一次是日常凭证过账,一次是自动结转损益凭证过账。

7、生成报表

全部凭证录入完毕并过账后,账薄和报表就会自动生成。初次打开报表,如资产负债表或损益表时,点一下F9或打开报表后执行“运行”菜单中的“报表重算”亦可。具体操作如下:

1)打开“资产负债表”,按F9重算后,点左上角的第一个工具按钮“保存”,然后点“属性”菜单,再选择“报表属性”子菜单,然后选择“页眉页脚”,再选中“编制单位:”行并点该窗口下面的“编辑页眉页脚”即可进入表头设置窗口,请把“编制单位:”后的内容删除,并在“编制单位:”后手工输入:
公司全称& [会计年度]年& [报表期间]月

输入完毕,联系点两次“确定”退出到报表显示主页面,再点“预览”按钮,对报表进行预览并调整。如果要调整页边距,请点“文件”菜单中的“页面设置”,如果要对整张报表的行高进行设置,请点点“属性”菜单,再选择“报表属性”子菜单,然后选择“外观”,调整“缺省行高”即可(如果想在一张A4纸上打印整个资产负债表,则一般缺省行高为47)。

2)打开损益表,同资产负债表进行同样的操作。唯一不同的地方是,要在“编制单位:”后手工输入:
公司全称& [会计年度]年& [报表期间]月[最大日期]日
比资产负债表多了一个日期的设置。

注意:如果第一次打开资产负债表并重算后,发现报表不平,请在把本期的试算平衡表打印出来,然后对照资产负债表,看哪个单元格数据对不上,然后调整该单元的公式即可。通常情况下,第一次打开报表时,诸如应收账款、未分配利润等单元可能和账薄不符,须调整取数公式。

8、 打印凭证、账薄、报表

凭证处理完毕,报表设置完毕,就可以把凭证、账薄和报表打印出来了。打印凭证,时下比较流行的是用空白的专用凭证纸(大小为24*14或24*12CM),如果用A4纸,则一张A4纸通常打印三张凭证,打印完毕后,须手工裁剪并装订。至于报表和账薄,用A4纸打印即可。

9、 期末结账

本期所有数据处理完毕并打印装订后,即可执行“期末结账”操作,以便系统把个科目的本期期末余额转为下一期的期初余额。注意,期末结账必须由manager或系统管理员组的用户来执行。

在日常业务处理主界面,点“账务处理”,再点“期末结账”,点“前进”,输入manager或当前系统管理员组用户的密码(如果没有密码就不用输入),在点“完成”,选择备份路径下的“金蝶财务数据备份”文件夹进行数据备份,备份完成,再依次点“确定”、“是”即可完成结账操作。

10、 反结账、反过账、反扎账、反审核的操作方法

目前,金蝶KIS标准版和迷你版的反过账、反结账和反扎账操作都是隐藏的,并没有在软件界面上显示,其快睫方式为:

反过账:Ctrl + F11    反结账:Ctrl + F12     反扎账:Ctrl + F9

以上三种快睫操作都是在刚刚打开账套时的会计之家主窗口执行的。

反审核是审核操作的重复,即再审核一次就是反审核了。

 

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